Attention! Cette politique s’applique uniquement aux cours offerts par la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’alimentation (FSAA). Vous devez consulter les politiques de la faculté de rattachement pour les cours qui sont offerts par d’autres facultés.
La présente politique concerne le report et l’absence à un examen ou autre forme d’évaluation dans tous les cours offerts par la FSAA, peu importe leur formule d’enseignement. Elle s’applique au 1er, 2e et 3e cycle d’études. Cette politique vise à assurer le traitement uniforme et équitable de toutes les personnes étudiantes.
L’absence à un examen ou autre forme d’évaluation est une situation exceptionnelle qui doit être justifiée par des motifs suffisamment sérieux qui relèvent de circonstances graves et indépendantes de la volonté de la personne étudiante.
Dans la présente politique, le terme « examen » s’entend de toute activité d’évaluation requérant la présence, physique ou virtuelle, en continue de la personne étudiante sur une plage-horaire prédéterminée et comportant une durée maximale.
Comment faire une demande de report avec autorisation préalable (avant la date de l’examen ou de l'évaluation)?
La personne étudiante qui s’inscrit et demeure inscrite à un ou plusieurs cours doit prendre les moyens nécessaires pour réaliser les examens ou autres formes d’évaluation aux moments prévus dans les plans de cours présentés en début de session. Tout particulièrement, il est de la responsabilité de la personne étudiante de consulter les plans de cours de chacun des cours auxquels elle est inscrite, et ce dès le début de la session, afin de s’assurer qu’aucun examen ou autre forme d’évaluation n’a lieu simultanément. La personne étudiante qui a des raisons de croire qu’elle ne pourra pas se présenter à l’un des examens ou autres formes d’évaluation prévus doit obtenir le plus rapidement possible, avant la date de l’examen ou autre forme d’évaluation, une approbation de la part de la personne responsable du cours. Seule la personne responsable du cours peut donner cette approbation et une pièce justificative sera exigée (voir la section « Pièces justificatives » ci-après). Si la demande est approuvée par la personne responsable du cours, celle-ci informe la personne étudiante des modalités applicables au report d’examen ou autre forme d’évaluation. Il est à noter que la forme de l’évaluation reportée peut être différente de celle de l’évaluation initiale.
À défaut d’obtenir une approbation préalable de report de la part de la personne responsable du cours, une absence à un examen ou autre forme d’évaluation sera considérée comme étant non motivée et entraînera l’attribution de la note zéro (0) pour cette évaluation.
Exemples de motifs jugés suffisamment sérieux pour obtenir une autorisation préalable de report d’examen ou autre forme d’évaluation:
- Intervention médicale ou chirurgicale
- Maladie
- Obligations liées à l’état de santé d’une personne étudiante enceinte (par ex. : accouchement, fausse-couche, interruption de grossesse)
- Participation à un concours ou une compétition, sportive ou autre, de niveau provincial, national ou international
- Tout autre motif sérieux jugé acceptable par la personne responsable du cours.
Exemples de motifs jugés insuffisants pour obtenir une autorisation préalable de report d’examen ou autre forme d’évaluation:
- Avoir des examens ou autres formes d’évaluation consécutifs prévus à l’horaire pendant la même journée
- Avoir planifié un voyage ou acheté des billets d’avion
- Avoir une entrevue pour un emploi
- Avoir un conflit d’horaire avec son emploi
Cas particulier du conflit d’horaire entre deux examens
Le conflit d’horaire entre deux examens est considéré comme étant un motif sérieux pour obtenir une autorisation de report. Cependant, des exceptions s’appliquent :
- Si le conflit découle du fait que la personne étudiante s’est inscrite à deux cours qui partagent la même plage-horaire, ce motif est jugé comme étant insuffisant pour obtenir une autorisation de report et il est de la responsabilité de la personne étudiante de modifier son inscription.
- Si le plan de cours indique que le conflit d’horaire entre deux examens n’est pas accepté par la personne responsable du cours, ce motif ne peut pas être invoqué pour obtenir une autorisation de report et il est de la responsabilité de la personne étudiante de modifier son inscription, à moins que la situation décrite immédiatement ci-après trouve application.
En effet, si le conflit survient entre les examens se rapportant à deux cours obligatoires de son programme, la personne étudiante doit prendre contact avec la direction de programme ou le Vice-décanat aux études (gestionetudes@fsaa.ulaval.ca) dès le début de la session pour planifier l’horaire de ses examens dans ses deux cours. La personne étudiante pourra dans ce cas très spécifique obtenir un report en dépit d’une mention contraire au plan de cours.
Comment faire une demande de report avec autorisation subséquente (après la date de l'examen ou de l’évaluation)?
La personne étudiante qui, pour une raison majeure, n'a pas pu se présenter à un examen ou autre forme d’évaluation doit faire parvenir dans un délai maximal de trois (3) jours ouvrés suivant la date prévue pour cet examen ou autre forme d’évaluation une pièce justificative de son absence (voir la section « Pièces justificatives » ci-après) ainsi que le formulaire de justification d’absence à un examen au Vice-décanat aux études à l’adresse électronique suivante : gestionetudes@fsaa.ulaval.ca. Toute demande reçue après ce délai sera refusée, sauf si la personne étudiante démontre son incapacité physique ou psychologique à fournir les documents ci-avant mentionnés dans le délai imposé.
À défaut d’obtenir du Vice-décanat aux études une approbation subséquente de report, une absence à un examen ou autre forme d’évaluation sera considérée comme étant non motivée et entraînera l’attribution de la note zéro (0) pour cette évaluation. Si la demande est approuvée, les modalités applicables au report d’examen ou autre forme d’évaluation seront déterminées par la personne responsable du cours, puis communiquées à la personne étudiante. Il est à noter que la forme de l’évaluation reportée peut être différente de celle de l’évaluation initiale.
Exemples de motifs jugés suffisamment sérieux pour obtenir une autorisation subséquente de report d’examen ou autre forme d’évaluation :
- Accident
- Décès d’un parent proche (père, mère, sœur, frère, enfant et grands-parents)
- Intervention médicale ou chirurgicale d’urgence
- Maladie
- Obligations liées à l’état de santé d’une personne étudiante enceinte (par ex. : accouchement, fausse-couche, interruption de grossesse)
- Tout autre empêchement jugé acceptable par le Vice-décanat aux études
Exemples de motifs jugés insuffisants pour obtenir une autorisation subséquente de report d’examen ou autre forme d’évaluation :
- Se tromper d’heure, de local ou de journée d’examen ou toute autre négligence du même ordre.
Pièces justificatives
La personne étudiante doit fournir les pièces en sa possession pouvant soutenir sa demande de report préalable ou subséquente. Il peut s’agir, par exemple, d’une preuve de rendez-vous pour une intervention médicale, d’une preuve de participation à une compétition, d’un avis de décès.
Pour toute absence liée à une maladie, un billet médical sera exigé pour justifier une absence de cinq (5) jours et plus. Pour une absence de moins de cinq (5) jours et en l’absence de pièce justificative recevable, le formulaire de déclaration sur l’honneur sera privilégié.
Dans le cas de demandes abusives ou récurrentes, des pièces justificatives supplémentaires pourraient être demandées à la personne étudiante.
Modalités liées à un report d’examen ou autre forme d’évaluation dû à la personne responsable du cours
Lorsque le report d’un examen ou autre forme d’évaluation est dû à la personne responsable du cours, les modalités liées à ce report seront spécifiées dans un courriel transmis aux étudiants concernés par le Vice-décanat aux études. La présence à un examen ou autre forme d’évaluation reporté par la personne responsable du cours est obligatoire et tout défaut de se présenter à cet examen ou autre forme d’évaluation reporté entraînera automatiquement la note zéro (0) pour cette évaluation.